Une prestation à destination d’une Personne Morale doit être demandée sur le guichet en tant que Personne Morale et non en tant que Personne Physique
Utilisation du guichet virtuel en tant que personne morale
Chapeau
Certaines prestations du guichet virtuel peuvent être demandées par des personnes morales (Entreprises, institutions, communes, associations…). Il est possible pour ces personnes morales de faire des demandes en leur nom en se faisant représenter sur le Guichet par des personnes physiques (Comme par exemple un signataire ou un employé).
Principe général
Imaginons que l’entreprise Entreprise SA veuille créer une réquisition de poursuite à l’encontre de l’un de ses clients. Mme Maria Bernasconi est employée par Entreprise SA et chargée par son employeur de créer cette réquisition de poursuite.
Mme Bernasconi doit utiliser le Guichet en tant que Entreprise SA. Pour ce faire il faut:
Qu’elle se connecte au Guichet avec son compte personnel identifié par sa SwissID personnelle. Si elle n’a pas encore de compte elle peut s’en créer un depuis la page de connexion.
Qu’elle utilise ensuite le guichet en tant qu’Entreprise SA. Pour cela il faut:
- Qu’elle crée Entreprise SA sur le guichet. La création nécessitera de faire signer par les signataires d’Entreprise SA un document attestant que Mme Bernasconi est apte à représenter Entreprise SA sur le guichet (certaines catégories ne nécessitent pas de signature, dans ce cas vous pourrez passer directement au point 3 une fois le formulaire rempli. Suivez les instructions figurant dans le contrat d'utilisation).
- Qu’Entreprise SA soit validée sur le guichet par le Service du Registre du Commerce. Cela donnera en même temps le droit à Mme Bernasconi de représenter Entreprise SA sur le Guichet.
- Que Mme Bernasconi utilise le Guichet en tant qu’Entreprise SA en sélectionnant Entreprise SA comme profil:
Soit lors de sa connexion au guichet.
Soit depuis le gestionnaire de profil (Accessible en cliquant sur son nom dans l’entête du Guichet Virtuel)
Gestion des personnes morales
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Un profil Personne Morale sur le Guichet Virtuel doit être créé à partir du compte personnel d'une personne autorisée par la personne morale. La personne autorisée pourra ensuite donner procuration à d'autres représentants de la personne morale.
Se connecter sur le guichet virtuel avec son adresse personnelle (Exemple: jean@bluewin.ch) et non une adresse de la personne morale comme maria@entreprise.ch ou secretariat@entreprise.ch. L'adresse privée utilisée ne sera jamais vue par les autres collaborateurs.
Une fois connecté avec son compte personnel, créer un profil Personne Morale:
Ecran Coordonnées de la personne morale
- Pensez à vérifier que vous avez sélectionné la bonne forme juridique.
- L'email demandé est l'email qui sera utilisé pour les notifications
Ecran Signataire(s)
Le but de cet écran est d'indiquer quelles sont la ou les personnes dans l'entité juridique à avoir le droit de signature. La ou les personnes enregistrées devront alors signer l'inscription à l'issue de la procédure.
Si la personne qui fait la demande n'a pas elle même le droit de signature, cliquer sur Je ne suis pas le premier signataire.
Une fois la demande de création de la personne morale effectuée, faire signer la confirmation par les personnes ayant droit de signature pour la personne morale et la transmettre au service concerné.
L’inscription de la personne morale au guichet virtuel sera validée par le service concerné qui notifiera ses représentants sur le guichet virtuel.
Si la personne morale souhaite autoriser des collaborateurs à agir en son nom sur le guichet virtuel, elle doit leur donner procuration.
Agrandir Capture d'écran de l'écrans Coordonnées de la personne morale © Etat de Fribourg - Staat Freiburg
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Lors de l'utilisation du Guichet Virtuel en tant que Personne Morale il est important de quand même se connecter au Guichet avec un email privé et non son email professionnel.
Par exemple, il faut utiliser comme identifiant SwissID maria@bluewin.ch et non maria@entreprise.ch.
L'adresse privée utilisée ne sera jamais vue par les autres collaborateurs de la Personne morale.
Gestion des représentations (délégations)
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- Se connecter sur le guichet virtuel.
- Sélectionner le profil de la personne morale (La sélection du profil est disponible lors de la connexion ou en cliquant sur son nom dans l’en-tête de la page)
- Accéder à la page Procurations et droits d’accès (La page est également accessible en cliquant sur son nom dans l’en-tête du guichet)
- Cliquer sur Créer une procuration
- Transmettre la procuration au représentant (Le guichet peut directement envoyer un email au collaborateur ou générer un pdf d’invitation à lui transmettre).
La procuration pouvant être acceptée par n’importe qui, la demande de procuration finale doit encore être validée par un représentant de la personne morale. Une fois la procuration validée, lors de votre prochaine connexion au guichet virtuel, vous pourrez choisir si vous souhaitez agir en tant que personne physique ou représentant de la personne morale dont vous avez accepté l’invitation.
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- Se connecter sur le guichet virtuel. Si nécessaire, se créer un nouveau compte.
- Accéder à la page Procurations et droits d’accès (La page est également accessible en cliquant sur son nom dans l’en-tête du guichet)
- Accéder aux Informations sur la société (Les informations sur la société sont accessibles en cliquant sur son nom dans l’en-tête du guichet)
- Accepter la procuration
- Renseigner le n° de ticket reçu par e-mail
La demande de procuration doit encore être validée par un représentant de la personne morale. Une fois la procuration validée, lors de votre prochaine connexion au guichet virtuel, vous pourrez choisir si vous souhaitez agir en tant que personne physique ou représentant de la personne morale dont vous avez accepté l’invitation.
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- Se connecter sur le guichet virtuel
- Sélectionner le profil de la personne morale (La sélection du profil est disponible lors de la connexion ou en cliquant sur son nom dans l’en-tête de la page)
- Accéder aux Informations sur la société (Les informations sur la société sont accessibles en cliquant sur son nom dans l’en-tête de la page)
- Sélectionner l'onglet Gestion des collaborateurs
- Cliquer sur le bouton "Retirer de la société"
L'utilisateur pourra toujours agir en tant que personne physique sur le guichet virtuel mais ne pourra plus représenter la personne morale dont il a été retiré.
Gestion des communes
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Les démarches communales sur le Guichet Virtuel doivent être faites à partir du compte de la Commune.
Un compte Commune sur le Guichet Virtuel doit être créé à partir du compte personnel du Secrétaire Communal. Le Secrétaire Communal pourra ensuite donner procuration à des représentants de la Commune. Il est important que le syndic ait lui-même un compte sur le Guichet Virtuel afin qu'il puisse gérer les droits d'accès des collaborateurs en cas d'absence ou de départ du Secrétaire communal.
Les différents collaborateurs doivent se connecter sur le guichet virtuel avec leur adresse personnelle (Exemple: maria.bernasconi@bluewin.ch) et non une adresse de la Commune comme secretaire@commune.ch ou maria.bernasconi@commune.ch. L'adresse privée utilisée ne sera jamais vue par les autres collaborateurs de la Commune.
Une fois connecté avec son compte personnel, créer un compte Commune:
Etape 1 - Coordonnées de la personne morale
- Nom: Saisir le nom complet de la commune avec le préfixe Commune de ou Ville de.
- Forme juridique: Sélectionner 2. Commune fribourgeoise.
- Email: Cet email sera utilisé pour envoyer des notifications lors de la demande de prestations.
- IDE: Ce champ n'est pas nécessaire pour les communes, il doit être laissé vide.
Etape 2 - Signataire (s)
- Premier signataire : Saisir les coordonnées du Secrétaire Communal.
- Cocher Je souhaite renseigner un second signataire.
- Deuxième signataire : Saisir les informations du Syndic.
- Ne pas cocher Je souhaite représenter un représentant des signataires.
Etape 3 - Résumé des informations
- Vérifier les informations saisies et cliquer sur Envoyer.
Une fois la demande de création de la personne morale effectuée, faire signer la confirmation au Syndic et au Secrétaire Communal et la transmettre à la préfecture.
L’inscription de la commune au Guichet virtuel sera validée par la Préfecture. Une confirmation sera envoyée par mail à l'adresse renseignée à l'étape 1.
Si la Commune souhaite autoriser des collaborateurs à agir en son nom sur le Guichet Virtuel, elle doit leur donner procuration.
Agrandir Capture d'écran de l'étape Coordonnées de la personne morale pour les communes © Etat de Fribourg - Staat Freiburg
Agrandir Capture d'écran de l'étape Coordonnées de la personne morale pour les communes © Etat de Fribourg - Staat Freiburg
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- Se connecter sur le guichet virtuel.
- Sélectionner le profil de la Commune (La sélection du profil est disponible lors de la connexion ou en cliquant sur son nom dans l’en-tête de la page)
- Accéder à la page Procurations et droits d’accès (La page est également accessible en cliquant sur son nom dans l’en-tête du guichet)
- Cliquer sur Créer une procuration
- Transmettre la procuration au représentant (Le guichet peut directement envoyer un email au collaborateur ou générer un pdf d’invitation à lui transmettre).
La procuration pouvant être acceptée par n’importe qui, la demande de procuration finale doit encore être validée par le Secrétaire Communal ou le Syndic. Une fois la procuration validée, lors de sa prochaine connexion au Guichet Virtuel, le collaborateur pourra choisir si il souhaite agir en tant que personne physique ou représentant de la Commune.
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Les droits d'accès des collaborateurs et élus étant associés à leur adresse e-mail privée il est nécessaire de mettre à jour leurs droits lors de chaque chaque changement de statut des collaborateurs et élus. Pour les communes, cette tâche incombe au Secrétaire Communal ou au Syndic. En cas de départ simultané du Syndic et du Secrétaire Communal, si l'attribution des nouveaux droits n'a pas été faite avant leur départ, il est nécessaire de contacter la Préfecture pour qu'elle donne les bons droits aux nouveaux Secrétaire Communal et Syndic.
Après chaque changement de statut d'un collaborateur ou élu, le Secrétaire Communal ou le Syndic se connecte au Guichet Virtuel avec le profil de la Commune:
- En cas de changement de statut du Secrétaire Communal ou du Syndic, les changements se font depuis l'onglet Gestion des collaborateurs de la page Informations sur la société.
- En cas de changement de statut d'un autre collaborateur ou employé, les changements se gèrent depuis la page Procurations et droits d'accès.
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Lors de l'utilisation du Guichet Virtuel en tant que Commune il est important de quand même se connecter au Guichet avec son email privé et non l'email attribué par la commune.
Par exemple, il faut utiliser comme login maria.bernasconi@bluewin.ch et non maria.bernasconi@commune.ch.
L'adresse privée utilisée ne sera jamais vue par les autres collaborateurs de la Commune.
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Publié par Service du registre du commerce
Dernière modification : 03.06.2024